Praktische to do-lijst voor het gemeentebestuur
Het coördinatieteam bezoekt zo snel mogelijk alle gemeentebesturen om hun medewerking te vragen. De databank blijft immers alleen up-to-date als u ermee wilt werken! Wat moet u doen?
- Proefversie controleren. Het coördinatieteam stuurt u de proefversie ter controle toe zodra die klaar is. De controle kan grotendeels op kantoor gebeuren, in steekproeven. U beoordeelt de gegevens in de databank door de situatie op de kaart met de bijgeleverde foto's te vergelijken.
- Altijd up-to-date houden. Als de databank online staat, moet de gemeente hem up-to-date houden. Dat kan het makkelijkst als de verkeerstechnische dienst hem als een planning- en werkinstrument gebruikt.
To do-lijst voor het gemeentebestuur
- Ga naar de infosessie. Stuur zeker een tweetal mensen naar onze infosessies voor gemeentebesturen over dit project. Uw gemeente ontvangt een uitnodiging zodra uur en datum van de sessies bekend zijn.
- Kies een contactpersoon. Stel een contactpersoon aan die het project zal opvolgen, en stel meteen ook een back-up voor die persoon aan. Wij nemen als coördinatieteam voor officiële zaken uiteraard eerst contact op met het college van burgemeester en schepenen, maar hebben ook graag een contactpersoon die het project volgt in de gemeente.
- Beslis over inventarisatie van de extra kenmerken. De gemeente kan aan de projectverantwoordelijke vragen de extra kenmerken van de verkeersborden te inventariseren. Het coördinatieteam krijgt graag minstens twee maanden op voorhand te horen welke keuze uw gemeente maakt.
- Informeer inwoners en stadspersoneel. Zodra u weet wanneer de camerawagen door uw gemeente zal toeren, wilt u de inwoners en het stadspersoneel wellicht informeren over dit project. Een foto van de camerawagen kunt u hier downloaden. Communiceer misschien ook dat de privacy van alle inwoners op de foto's strikt beschermd wordt.
- Maak de fotobank bekend bij stadsdiensten. De fotobank kan voor de stadsdiensten erg interessant zijn, bijvoorbeeld bij de inventarisatie van het straatmeubilair. Breng hen dus van de mogelijkheden op de hoogte en vraag of ze er gebruik van willen maken.
- Bereid de integratie in het werkproces voor. De integratie van de databank in het werkproces bij de verkeerstechnische dienst, de politie en de andere diensten vergt uiteraard enige voorbereiding. Bepaal hoe er gewerkt zal worden en wie tot welke modules van de verkeersbordendatabank toegang moet krijgen.
- Werk een sluitend systeem uit voor de constante actualisering van de databank.
- Stuur mensen naar de opleiding. Vanaf het najaar van 2009 kunt u een tweetal ambtenaren naar een gratis basiscursus over de verandermodule sturen.
- Controleer de proefversie. Zes maanden nadat de camerawagen uw gemeente heeft verlaten, ontvangt u de proefversie van de verkeersbordendatabank. Bepaal tijdig welke diensten de controle zullen uitvoeren.
- START het werkproces en hou de databank up-to-date. Staat de definitieve databank online? Dan kan hij het best meteen geïntegreerd worden in het dagelijkse werkproces van de verschillende diensten. Succes!
- Volg op en controleer of de databank correct blijft. De verkeersbordendatabank kan maar werken als hij door uw diensten nauwkeurig en geregeld up-to-date wordt gehouden. Uiteraard wordt dat door het gemeentebestuur het best ook systematisch opgevolgd en gecontroleerd.
- Breid uit naar nieuwe toepassingen. Zodra het systeem is ingeburgerd, kan de gemeente het gebruik van de databank invoeren bij andere diensten die belangstelling tonen. Wij bezorgen u graag tips en cases van andere gemeenten. Uiteraard stellen wij het ook op prijs als u ons op de hoogte houdt van nieuwe toepassingen in uw gemeente. Onze contactgegevens vindt u hier.
- Help ons bij verdere verbetering. Wij zijn bij het coördinatieteam sterk geïnteresseerd in uw opmerkingen bij de verkeersbordendatabank na de startperiode. Noteert u welke resultaten u boekt en welke moeilijkheden u ondervindt? Dat kan interessant zijn bij een latere evaluatie en de verdere verbetering van het systeem.